ΣπουδάΖΩ | ΙΕΚ ΔΟΜΗ

To νέο, ανανεωμένο site του ΙΕΚ ΔΟΜΗ, είναι γεγονός... Για πρώτη φορά, δημιουργήσαμε σε αυτό το νέο site, την πρώτη ηλεκτρονική σπουδαστική εφημερίδα «ΣπουδαΖΩ». Οι θεματικές ενότητές της περιλαμβάνουν τα εξής: Business, Καριέρα, Gadgets, Ομορφιά, Μόδα, Υγεία, Ψυχολογία, Παιδί, Διατροφή, Γεύση, Νέα από την πόλη της Αθήνας, Διασκέδαση, Έξοδος, Κινηματογράφος, Μουσική, Clubbing, ΣπουδάΖΩ στην Αθήνα, Τέχνες – Εκθέσεις, Επικαιρότητα, Ειδήσεις. Μέσα από το ΣπουδάΖΩ, καθιερώνουμε για πρώτη φορά, το θεσμό της «συμμετοχικής δημοσιογραφίας». Καλώ όλους τους φίλους του IEK ΔΟΜΗ και τη μαθητική κοινότητα γενικότερα, να συμμετάσχουν ενεργά και διαχρονικά στην κατεύθυνση αυτή, με σύντομα άρθρα τους, ειδήσεις, νέα, απόψεις, σχολιασμούς, προτάσεις, σε σχέση με τις θεματικές του ΣπουδάΖΩ.

Τα άρθρα και οι απόψεις σας, μπορούν να συνοδεύονται και από αντίστοιχη φωτογραφία, αναφέροντας πάντα το ονοματεπώνυμο του συντάκτη.

Στείλτε τώρα το άρθρο σας, στο e-mail: pr.office@iekdomi.edu.gr και σύντομα θα το δείτε δημοσιευμένο.

Αποτελεσματικός σχεδιασμός

Μερικοί άνθρωποι φαίνεται να έχουν την ικανότητα να εκτελούν την εργασία τους με ελάχιστη προσπάθεια και με μεγάλη αποτελεσματικότητα. Φαίνεται πάντοτε να γνωρίζουν που κατευθύνονται και μπορούν να αλλάξουν την κατεύθυνση όταν οι περιστάσεις το απαιτήσουν. Είναι επιτυχημένοι είτε εργάζονται μόνοι τους, είτε κατευθύνουν άλλους στην εργασία τους. Τέτοιοι άνθρωποι συχνά θεωρούνται ως «φυσικοί» διευθυντές.
Αλλά μία προσεκτική ματιά στο πώς αυτοί κάνουν την πρώτη επαφή με το έργο που τους ανατίθεται, πιθανόν θα αποκάλυπτε ότι χρησιμοποιούν τέσσερις βασικές «αρετές»:
• Το σχεδιασμό
• Την οργάνωση
• Τον έλεγχο
• Την αξιολόγηση
Αυτές είναι δεξιοτεχνίες που μπορεί κάποιος να τις μάθει και να τις εφαρμόσει κάθε μέρα.

Σχεδιασμός
Σχέδιο είναι μια λεπτομερής διάταξη ενεργειών ή μέθοδος για την επίτευξη ενός σκοπού. Ο σχεδιασμός πρέπει να γίνει αρκετό χρόνο πριν από το έργο, για να είναι αποτελεσματικός. Σχέδια της τελευταίας στιγμής στην πραγματικότητα δεν είναι σχέδια και καταλήγουν στον να πυροβολεί κανείς στον αέρα και να χάνει το στόχο. Απαιτείται χρόνος για να σχηματίσει κανείς μια νοητική εικόνα του τι χρειάζεται αν γίνει και πώς αυτό θα πραγματοποιηθεί. Μέσω του σχεδιασμού εξασφαλίζεται η ομαλή ροή της σειράς των εργασιών με την πρόβλεψη των προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν και των αναγκών για την αντιμετώπισή τους. Οι άδειες του προσωπικού, ειδικές προωθήσεις και μεγάλες αλλαγές είναι τυπικές περιπτώσεις που απαιτούν σχεδιασμό εκ των προτέρων.
Πιο κάτω, παραθέτω έναν, βήμα προς βήμα, οδηγό σχεδιασμού.

Ορίστε κάθε πρόβλημα και θέστε τους σκοπούς.
Το πρόβλημα μπορεί να είναι π.χ. η εξεύρεση τρόπου αυξήσεων των κερδών με την καλύτερη προώθηση των προιόντων. Έτσι, αναπτύσσεται ένα σχέδιο επανεκπαίδευσης του προσωπικού που έρχεται σε επαφή με τους πελάτες και της επαναδιάταξης του προωθητικού υλικού και συνεπώς, ανάλογα με την ορθότητα των ενεργειών αναμένεται να αυξηθούν οι πωλήσεις και τα κέρδη. Ο σημαντικότερος σκοπός είναι η αύξηση των κερδών. Συγχρόνως οι άλλοι σας σκοποί είναι:
• η διατήρηση των πωλήσεων των υπολοίπων προιόντων στα προ της προώθησης επίπεδα.
• η ελαχιστοποίηση της ενοχλήσεως των πελατών από υπερβολικό προωθητικό υλικό ή από ενδεχόμενη πιεστική πώληση.
Η αναγνώριση αυτών των σκοπών θα βοηθήσει στην ανάπτυξη ενός εκτενούς σχεδίου που θα καλύπτει το σύνολο των δραστηριοτήτων και λειτουργιών της επιχείρησης.

Χωρίστε ένα μεγάλο πρόβλημα σε μικρότερα μέρη.
Μερικά σχέδια μπορούν να πραγματοποιηθούν μ’ έναν αρκετά ευθύ τρόπο, ενώ άλλα είναι πολύ πιο περίπλοκα. Χωρίστε τα μεγάλα προβλήματα σε μικρότερα μέρη, που η διαχείρισή τους είναι ευκολότερη και ακολούθως αποφασίστε για τις ενέργειες μέσα στο κάθε τμήμα.

Μάθετε την πραγματικότητα
Συγκεντρώστε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες για το έργο που σας ανατέθηκε. Βρείτε και αναλύστε τα γεγονότα. Ελέγξτε τις δικές σας παρατηρήσεις και αυτές των άλλων και εξετάστε όποιες εκθέσεις ή ανάλογες εμπειρίες υπάρχουν που μπορούν να σας βοηθήσουν. Μη διστάσετε να ζητήσετε συμβουλές από τα στελέχη και τους συνεργάτες σας. Μπορεί να έχουν ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζεστε, για την επιτυχία του σχεδίου σας. Εξασφαλίστε τη συνδρομή των συναδέλφων σας. Όχι μόνο μπορεί να σας δώσουν κάποιες καλές ιδέες, αλλά εμπλέκοντάς τους θα γίνουν κοινωνοί του σχεδίου σας και θα δεσμευθούν για την εφαρμογή του.

Αποφασίστε τις μεθόδους και τα επίπεδα της εκπαιδεύσεως
Αν το σχέδιο συνεπάγεται τη χρήση νέων μεθόδων και νέου εξοπλισμού, πιθανώς να πρέπει να εξασφαλίσετε ειδική εκπαίδευση. Όποιες μέθοδοι και να χρησιμοποιούνται ελέγξατε αν τα άτομα στα οποία ανατέθηκαν τα σχετικά μέρη του σχεδίου σας, έχουν τη γνώση και την ικανότητα που απαιτεί η εργασία. Αν αμφιβάλλετε, δοκιμάστε τους σε άλλη εργασία πριν υλοποιήσετε το σχέδιό σας και εξασφαλίστε τους όποια εκπαίδευση χρειάζεται. Προσωποποιήστε το σχέδιο, αναθέτοντας συγκεκριμένα καθήκοντα σε συγκεκριμένα άτομα, καλύπτοντας το σύνολο των ενεργειών στη σωστή αλληλουχία και πάντοτε να εξετάζετε τι όγκος ανατέθηκε τελικά στο κάθε άτομο και αν μπορεί να ανταποκριθεί στο σύνολο των εργασιών και όχι απλώς ποια πράγματα πρέπει να γίνουν γενικώς και αορίστως.

Εξετάστε εναλλακτικές λύσεις
Να έχετε, πάντοτε, ένα εφεδρικό σχέδιο. Προσπαθήστε να προβλέψετε τι μπορεί να πάει στραβά και προσδιορίστε εναλλακτικές πορείες δράσης. Αν μία σημαντική παραλαβή π.χ. του προωθητικού υλικού πρόκειται να καθυστερήσει, ποιον πρέπει να ειδοποιήσετε; Ποιες αλλαγές είναι ανάγκη να κάνετε στην ανάθεση εργασιών; Είναι ευκολότερο να σκεφθείτε εναλλακτικές λύσεις από πριν, παρά να είστε αντιμέτωπος με αλλαγές όταν βρίσκεστε κάτω από πίεση. Θέστε το σχέδιό σας, υπόψη και των άλλων διευθυντών. Ορίστε έναν άμεσο συνεργάτη σας ως βοηθό σας στην παρακολούθηση του project και γνωρίστε του κάθε λεπτομέρεια και τις ενδεχόμενες εναλλακτικές λύσεις.

Κρατήστε το κόστος και τα αποτελέσματα σε ισορροπία
Όταν θέσετε σε εφαρμογή το σχέδιό σας βεβαιωθείτε ότι όλοι οι στόχοι σας θα επιτευχθούν, ότι η εργασία θα εκτελεστεί σύμφωνα με τις προδιαγραφές της εταιρίας και το κόστος θα κρατηθεί στο χαμηλότερο δυνατό επίπεδο.

Συντάκτης: Βασίλης Γαλάνης, Marketing Consultant, Συγγραφέας.

MYSTERY SHOPPING

Σκοπός της εφαρμογής της διαδικασίας του Mystery Shopping, είναι η ενημέρωση της διοίκησης της εταιρείας σας για τις ανάγκες των πελατών σας, την αξιολόγηση της εικόνας της επιχείρησής σας, την αξιολόγηση των εργαζομένων και την αποτελεσματικότητά της εκπαίδευσης των εργαζομένων.
Η χρησιμότητα της μεθόδου είναι σημαντική, καθώς αποτελεί μία ευρέως χρησιμοποιούμενη μέθοδο αξιολόγησης του προσωπικού σε πραγματικές συνθήκες, χωρίς ο υπάλληλος να γνωρίζει ότι ο πελάτης τον οποίο εξυπηρετεί εκείνη τη στιγμή είναι στην ουσία ο αξιολογητής του. Με αυτό τον τρόπο λαμβάνουμε άμεσα γνώμη των ικανοτήτων των εργαζομένων, καθώς και της εικόνας των καταστημάτων της εταιρίας μας, έχοντας την ευχέρεια να προβούμε σε δραστικές διορθωτικές ενέργειες, οπότε αυτό απαιτείται. Ιδιαίτερη εφαρμογή έχει η μέθοδος στις αλυσίδες franchising, εφόσον δίνει τη δυνατότητα στους franchisees να ενημερωθούν για θέματα που αφορούν το κατάστημά τους, το προσωπικό τους και τους πελάτες τους, ενώ για το franchisor, αποτελεί είναι ουσιαστικό εργαλείο ελέγχου της εικόνας του δικτύου και διαχείρισής της.
Η διαδικασία θα μπορούσε να έχει άμεσα μετρήσιμα και απτά αποτελέσματα, ακόμη και στο δημόσιο και ευρύτερο δημόσιο τομέα.

Πώς εφαρμόζεται η διαδικασία
Για την υλοποίηση ενός προγράμματος mystery shopping απαιτούνται άτομα (μυστικοί πελάτες) που είναι άγνωστα στο προσωπικό των καταστημάτων σας και της επιχείρησής σας, ώστε να τύχουν της αντιμετώπισης που θα είχε οποιοσδήποτε πελάτης. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορεί να πραγματοποιηθεί ένα πρόγραμμα mystery shopping. Αν και συνήθως χρησιμοποιούνται συνδυασμοί των παρακάτω προγραμμάτων mystery shopping για την πιο ολοκληρωμένη εξαγωγή συμπερασμάτων, οι τρεις πιο διαδεδομένοι από αυτούς είναι οι εξής:
Α. Οι μυστικοί πελάτες επισκέπτονται την επιχείρηση προσποιούμενοι ότι θέλουν να αγοράσουν κάποιο προϊόν ή μια υπηρεσία.
Β. Οι μυστικοί πελάτες τηλεφωνούν στην εταιρία, ζητώντας πληροφορίες
Γ. Οι μυστικοί πελάτες μιλούν με άλλους πελάτες της εταιρίας, ώστε να συλλέξουν τις εντυπώσεις που αυτοί έχουν σχηματίσει με βάση τα κριτήρια αξιολόγησης
Τα κυριότερα κριτήρια με βάση τα οποία πρέπει να πραγματοποιείται η αξιολόγηση από τους μυστικούς πελάτες εστιάζονται στην εξωτερική όψη και τη σήμανση των καταστημάτων, στη γενική εσωτερική εικόνα της εταιρίας και στην ποιοτική εξυπηρέτηση των πελατών. Μια τυπική περίοδος πραγματοποίησης προγραμμάτων mystery shopping είναι μία φορά το μήνα για κάθε κατάστημα μιας εταιρίας.

Η αξιολόγηση
Ο μυστικός πελάτης βαθμολογεί την επίδοση των υπαλλήλων, αλλά και την συνολική εικόνα της εταιρίας με βάση προκαθορισμένα κριτήρια αξιολόγησης και την εντύπωση που του δημιουργείται από τη συμπεριφορά του προσωπικού και την εμφάνιση του καταστήματος. Η βαθμολόγηση δεν γίνεται με βάση συγκεκριμένα και προκαθορισμένα standards, ακριβώς επειδή ο πελάτης δεν λειτουργεί κατ’ αυτόν τον τρόπο, αλλά βασίζεται στην εντύπωση που αποκόμισε από την επίσκεψή του στο κατάστημα της επιχείρησής σας.
Τα αποτελέσματα του προγράμματος mystery shopping αποστέλλονται στην κεντρική διοίκηση της εταιρίας, στους διευθυντές των καταστημάτων και σαφώς στους franchisees εάν πρόκειται για ένα δίκτυο franchising.
Προκειμένου να είναι αποτελεσματικά τα προγράμματα mystery shopping, πρέπει να υπάρχει σημαντικός αριθμός μυστικών πελατών που να συλλέγουν έναν ικανοποιητικό αριθμό δεδομένων για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Είναι επιτακτική ανάγκη η πλήρης και ολοκληρωμένη εκπαίδευση των μυστικών πελατών, ώστε να υπάρχει ένας καθορισμένος αριθμός κριτηρίων με βάση τα οποία θα γίνει η αξιολόγηση και μία καθορισμένη κλίμακα βαθμολόγησης, ώστε οι λήπτες της αξιολόγησης να μπορούν να χρησιμοποιήσουν συγκριτικά τα αποτελέσματα του προγράμματος.
Ανάλογα με τα αποτελέσματα των προγραμμάτων mystery shopping και μετά τη συνολική αξιολόγησή τους, λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα για τη βελτίωση της εικόνας όσων καταστημάτων υστερούν. Σε περίπτωση σημαντικών προβλημάτων σε πολλά καταστήματα απαιτείται επανεκπαίδευση των διευθυντών, του προσωπικού και των franchisees καθώς και η λήψη των απαραίτητων διορθωτικών μέτρων, μετά την ολοκλήρωση του προγράμματος.

Συντάκτης: Βασίλης Γαλάνης, Marketing Consultant, Συγγραφέας.

Visual Merchandising

Για την καλύτερη προβολή των προϊόντων σας, διαμορφώστε ξεχωριστά stands ή βιτρίνες εντός του καταστήματός σας. Για τα προϊόντα που τοποθετήσατε σε stands ή βιτρίνες, προσέξτε τα εξής:
• Να είναι πάντοτε καθαρά και ξεσκονισμένα
• Φωτισμένα με έντονο φως ώστε να τραβούν την προσοχή των πελατών
• Να υπάρχει στην βιτρίνα μεγάλη γκάμα προϊόντων αν είναι δυνατόν όλοι οι βασικοί κωδικοί ή τουλάχιστον αυτοί που τραβούν το ενδιαφέρον των πελατών σας.
• Δίπλα σε κάθε προϊόν θα πρέπει να αναγράφονται, σε ένα μικρό ταμπελάκι, οι ιδιότητες του προϊόντος, όπως το brand name, περιγραφή, τυχόν ιδιότητες, τρόπος χρήσης, κ.α.

Κάθε φορά που ένα προϊόν βγαίνει από τη βιτρίνα γιατί πουλήθηκε και δεν υπάρχει άλλο σε stock θα πρέπει να παραγγέλνεται άμεσα και για να μην μένει η βιτρίνα άδεια θα πρέπει να αντικαθίσταται από ένα άλλο προϊόν.
Τα προϊόντα θα πρέπει να είναι τοποθετημένα σε κατηγορίες π.χ. αν μιλάμε για καλλυντικά, τοποθετημένα ανά κατηγορία, όπως προϊόντα για περιποίηση προσώπου, για περιποίηση σώματος, μαλλιών κ.λ.π.
Ακόμη θα μπορούσατε, για την καλύτερη προώθηση των προϊόντων, σε μια βιτρίνα να προωθείται σειρές προϊόντων περιποίησης κι όχι μεμονωμένα προϊόντα. Αν αναφερθώ πάλι σε καλλυντικά, π.χ. καθαριστικό προσώπου – τονωτική λοσιόν – κρέμα ημέρας ή scrub σώματος – κρέμα σύσφιξης – κρέμα περιποίησης σώματος, κ.α..
Στις βιτρίνες θα μπορούσατε με τα κουτιά των προϊόντων, εφόσον βοηθά η συσκευασία τους από άποψη εικόνας, να δημιουργήσετε κάποια γεωμετρικά σχέδια που θα τραβήξουν την προσοχή των πελατών ή να αξιοποιήσετε τη σαιζόν και τις εορταστικές περιόδους για τη διαμόρφωση του κατάλληλου design.
Σε ότι αφορά την καλύτερη αποτελεσματικότητα και υλοποίηση του Visual Merchandising, εντός καταστήματος, φροντίστε για την υποστήριξη – προώθηση της όλης ενέργειες από το προσωπικό σας. Μεριμνήστε ώστε το προσωπικό που θα υποστηρίξει την ενέργεια να έχει την κατάλληλη εικόνα και να εναρμονίζεται με το concept της ενέργειας, εμφάνιση, name tag, ντύσιμο, κ.α.
Ακόμη θα πρέπει να τοποθετήσετε το απαραίτητο προωθητικό υλικό, που θα υποστηρίζει την ενέργεια, όπως stands ειδικά διαμορφωμένων εντύπων, αφισέτες, γιγαντοαφίσες, banner κ.λ.π και να μεριμνήσετε για την κατάλληλη τοποθέτηση εντός του καταστήματος.
Δείτε έγκαιρα με κάποιο συνεργάτη σας, τυχόν αλλαγές στη διακόσμηση ή πιθανά προβλήματα που αφορούν την χωροταξία, τη διακόσμηση για την προβολή ορισμένων προϊόντων στο κατάστημά σας.
Το Visual Merchandising μπορεί να συνδυαστεί παράλληλα με την υλοποίηση μιας προωθητικής ενέργειας (promotion):
Προετοιμάστε λοιπόν προδιαγραφές για την υλοποίηση της ενέργειας και τυποποιήστε τη, έτσι ώστε να μπορείτε να την εφαρμόσετε σε περισσότερα από ένα καταστήματά σας, εάν διαθέτετε περισσότερα από ένα καταστήματα.

Καθορίστε εξ αρχής το σκοπό της ενέργειας:
1.Ποιός είναι ο σκοπός αυτής της προβολής και ποιο κοινό θέλουμε να καλύψουμε.
2.Αν η ενέργεια έχει το χαρακτήρα μιας άμεσης προώθησης απαιτείται το κατάλληλο κίνητρο ή και συνδυασμός ενεργειών, όπως π.χ. μια γευστική διανομή ενός καφέ, με σκοπό την πρώτη δοκιμή ή και την προώθηση μιας πρώτης αγοράς με κίνητρο μια προσφορά ή ενός δώρου.
Το Visual Merchandising σε συνδυασμό με μια προωθητική ενέργεια, είναι μια έμμεση διαφημιστική ενέργεια με σκοπό να προσελκύσει το ενδιαφέρον του κοινού και να επιτύχει ένα στόχο προώθησης των πωλήσεών σας.
Η σημασία της ενέργειας, είναι ουσιαστικής σημασίας, εφόσον είναι ένας τρόπος προσέγγισης του κοινού. Όλη η ενέργεια αποτελεί στα μάτια του καταναλωτή μια μικρή προέκταση, μια μικρή απεικόνιση της επιχείρησής σας, ή του brand name που επικοινωνείτε, τόσο από άποψη εικόνας όσο και ουσιαστικά. Δώστε τη βαρύτητα που απαιτείται τόσο στη γνώση των προϊόντων που προωθεί το προσωπικό σας όσο και στον τρόπο που τα προωθεί και προσεγγίζει το κοινό διαφορετικά αναθέστε τα σε τρίτους.
Οργανώστε από την αρχή τον απαραίτητο εξοπλισμό ή και τον επιπλέον εξοπλισμό που τυχόν θα απαιτηθεί, π.χ. μουσική, διακοσμητικά μπαλόνια, μια ομπρέλα, stand, video projector, κ.α.
Είναι προτιμότερο κατά την διάρκεια της προσέγγισης να υπάρχει το στοιχείο του αιφνιδιασμού, εντυπωσιάζοντας το κοινό και κερδίζοντας τις εντυπώσεις.

Συντάκτης: Βασίλης Γαλάνης, Marketing Consultant, Συγγραφέας.

O έλεγχος της απόδοσης

Τα συστήματα ελέγχου της αποδοτικότητας άρχισαν να εμφανίζονται με σκοπό να δώσουν στη διοίκηση της επιχείρησης τις κατευθυντήριες γραμμές για την επιλογή και την προαγωγή των στελεχών, καθώς και για τις αυξήσεις των αποδοχών τους. Με την πάροδο του χρόνου, τα συστήματα αυτά, επεκτάθηκαν και σε όλα τα επίπεδα των εργαζομένων μιας επιχείρησης.

Τα τελευταία χρόνια, ο έλεγχος της αποδοτικότητας έγινε ένα απαραίτητο μέσο για τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Έτσι, δόθηκε μια νέα έμφαση στο ρόλο των managers σχετικά με την κατάρτιση των εργαζομένων και στη βοήθεια που τους παρέχεται για να εκπληρώνουν τους στόχους της εταιρίας, να βελτιώσουν την αποδοχή τους και την προσωπική τους εξέλιξη. Ακολούθως θα εξετάσουμε τα εξής θέματα που σχετίζονται με τον έλεγχο της αποδοτικότητας.
• Ορισμένα κοινά λάθη, κατά την εκτίμηση της αποδοτικότητας.
• Οι λόγοι για τους οποίους η εκπαίδευση ως προς τον έλεγχο αποδόσεως, είναι ουσιώδης για τον manager.
• Η προετοιμασία και η διεξαγωγή μιας συνέντευξης για τον έλεγχο της αποδοτικότητας.
• Οι κατευθυντήριες γραμμές για την υλοποίηση του σκοπού.

Κοινά λάθη κατά τον έλεγχο της αποδοτικότητας

Η ασαφής περιγραφή
Οι λέξεις που χρησιμοποιούνται για την περιγραφή της συμπεριφοράς πρέπει να είναι σαφείς, ώστε όλοι οι εκτιμητές στην επιχείρηση, να έχουν την αυτή αντίληψη για έννοιες όπως καλός, ικανοποιητικός ή συνεργάσιμος.

Υποκειμενικός
Οι εκτιμητές έχουν την τάση να κάνουν καλές εκτιμήσεις για άτομα που είναι όμοια με τους ίδιους ή που έχουν την ίδια συμπεριφορά ή την ίδια παιδεία.
Γενικώς, οι εκτιμητές .έχουν την τάση να υποβαθμίζουν άτομα με διαφορετικές αντιλήψεις, διαφορετικό τρόπο ζωής ή και διαφορετικές μεθόδους που ακολουθούν στην εργασία τους. Οι εκτιμητές θα πρέπει να είναι ευαίσθητοι σ’ αυτή την τάση.

Σκληροί ή ήπιοι
Ορισμένοι εκτιμητές είναι ήπιοι και κρίνουν ορισμένα άτομα ως υψηλής αποδόσεως και άλλα ως μέτριας αποδόσεως.

Για να αποφύγουμε τα λάθη αυτά, θα πρέπει να ακολουθούμε στερεότυπα και αντικειμενικά κριτήρια. Βασικό κριτήριο είναι οι οδηγίες και οι κατευθύνσεις που προσφέρουν οι διευθυντές στους προϊσταμένους, στην κατεύθυνση αυτή.

Εκτίμηση της φύσεως εργασίας
Συχνά, οι managers ή οι διευθυντές βάρδιας που είναι υψηλών μισθολογικών αποδοχών, τυγχάνουν καλύτερης κρίσεως, ακριβώς λόγω εργασίας τους.
Στην περίπτωση αυτή ο εκτιμητής βαθμολογεί την εργασία και όχι το πρόσωπο. Και αυτό είναι ένα μεγάλο λάθος.

Τα πρόσφατα γεγονότα
Οι εκτιμητές, συνήθως έχουν την προδιάθεση να δίνουν μεγαλύτερη έμφαση στα τελευταία γεγονότα.
Αν διατηρείτε ένα «φάκελο συμβάντων»,. θα σας βοηθήσει να τον συμβουλεύεστε αν θέλετε να εκτιμήσετε την αποδοτικότητα των υφισταμένων σας, ακόμη και σε παλαιότερες στιγμές. Όλα αυτά τα λάθη, όμως, μπορούν να διορθωθούν τουλάχιστον μερικώς, αν προηγηθεί κάποια εκπαίδευση με όσους θα επιφορτισθούν με την εκτίμηση της αποδοτικότητας.

Η εκπαίδευση είναι ουσιώδης
Ο έλεγχος της αποδοτικότητας δεν θα πρέπει να είναι υποκατάστατο της καθημερινής επιτηρήσεως, στην εργασία. Η σχετική διαδικασία θα πρέπει να γίνεται καλύτερα σ’ ένα περιβάλλον διευθυντικών στελεχών οι οποίοι έχουν την κατάλληλη κατάρτιση γι’ αυτού του είδους τις εκτιμήσεις.

Διαφορετικά, υπάρχουν και ορισμένες δυσκολίες, όπως:
1) Όταν ένας φάκελος που περιέχει όλα τα σχετικά με την αποδοτικότητα κάποιου, «ξεχασθεί», ή πάει στο αρχείο, οι ζημιές που ενδέχεται να προσκληθούν θα είναι ακόμη μεγαλύτερες, από τα αναμενόμενα, πιθανώς, δυσμενή αποτελέσματα μιας έρευνας στο θέμα αυτό.
2) Χωρίς την απαραίτητη κατάρτιση, πολλοί διευθυντές δεν επιθυμούν να πλησιάσουν τους υφισταμένους τους και να τους υποδείξουν τις αδυναμίες τους. Διότι φοβούνται μήπως με την πρώτη παρατήρηση, οι υφιστάμενοί τους θα μειώσουν την παραγωγικότητά τους.
3) Πολλοί διευθυντές κάνουν λάθος όταν νομίζουν ότι τα μέλη του προσωπικού τους γνωρίζουν τα ίδια τις αδυναμίες που έχουν ως υφιστάμενοι.
4) Συχνά οι διευθυντές δεν έχουν ανεπτυγμένες τις ικανότητες να ακούν, γεγονός που είναι ουσιώδες στη διεκπεραίωση του ελέγχου περί αποδοτικότητας. Γι’ αυτό θα πρέπει να διδαχθούν πώς να ενθαρρύνουν τους υφισταμένους τους να μιλήσουν και να τους δώσουν την ευκαιρία να πουν αυτό που σκέπτονται.
5) Οι συνεντεύξεις, που έχουν σκοπό τη διαπίστωση της αποδοτικότητας κάποιου εργαζομένου, όταν γίνεται με μη οργανωμένη και επαγγελματική μεθοδολογία, μπορεί να δημιουργήσουν λανθασμένες εντυπώσεις ή παρεξηγήσεις.
Για το λόγο αυτό οι managers θα πρέπει να διδαχθούν πως θα φέρουν εις πέρας μια παρόμοια διαδικασία.

Η συνέντευξη για διαπίστωση της αποδοτικότητας
Η συνέντευξη θα πρέπει να έχει προετοιμασθεί αν θέλουμε να έχουμε θετικά αποτελέσματα.

Καλό θα ήταν αν είχαμε πάντοτε υπόψη μας τα έξι ακόλουθα σημεία:
1) Κάνετε το άτομο που έχετε απέναντί σας να νιώσει άνετα και γνωστοποιήστε του το σκοπό της συνέντευξης.
2) Ζητήστε από το άτομο αυτό να κάνει μια ανασκόπηση των απόψεών του, σε σχέση με την προηγούμενη συνέντευξη που είχατε μαζί του, την τελευταία φορά.
3) Αναγνωρίσατε την καλή αποδοτικότητα.
4) Με συντελεστή την αποδοτικότητα του εργαζομένου, ταυτίσατε τη βελτίωση που απαιτείται σε τομείς που επιθυμείτε.
5) Ολοκληρώστε ένα σχέδιο δράσεως και καταγράψτε το περιεχόμενό του.
6) Ορίσατε μια ημερομηνία για να μελετήσετε τα αποτελέσματα και καταλήξτε σε μια θετική ένδειξη.

Η προετοιμασία του κλίματος
Αν προσπαθήσετε να προετοιμάσετε τον υπό συνέντευξη υφιστάμενό σας, το άτομο αυτό ενδέχεται να έχει προετοιμάσει τα θέματα που αφορούν στην απόδοση της εργασία; του. Κατά τη διάρκεια της συνέντευξη, το πρόσωπο αυτό μπορεί να διακατέχεται από νευρικότητα. Γι’ αυτό πρέπει να το κάνουμε να αισθάνεται άνετα, ανοίγοντας κάποια μικρή εισαγωγική ομιλία μαζί του.

Η στάση του υφισταμένου
Ο έλεγχος περί αποδοτικότητας δεν θα πρέπει να δώσει την ευκαιρία στον manager να μεταβληθεί σε δικαστή ή κριτή της εργασίας του υφισταμένου του.

Είναι λοιπόν αναγκαίο να δώσουμε τη δυνατότητα και στον υφιστάμενό μας να εκφρασθεί. Για να προκαλέσουμε μια συζήτηση, θα είναι προτιμότερο να «τραβήξουμε» τον υπάλληλό μας σε διάλογο σχετικά με την εργασία του.

Ρωτήστε κάτι πολύ απλό: «Πώς βλέπετε τη δουλεία σας, από την τελευταία φορά που επικοινωνήσαμε;». Βεβαίως, δεν θα πρέπει να συμφωνούμε με όλα όσα μας εξιστορεί ο υφιστάμενός μας.

Προβείτε σε αναγνώριση
Η αναγνώριση των θετικών στοιχείων του υφισταμένου μας, βοηθάει ώστε να αποκτήσει την αυτοπεποίθηση ο εν λόγω υπάλληλός μας και να εξυψωθεί, ηθικώς, μέσω της υπερηφάνειας που του παρέχει η εργασία.

Βοηθάει επίσης στο να αποκτήσει ο υπάλληλός μας περισσότερη διάθεση για εργασία και σε άλλους τομείς, που υπάρχει ανάγκη τόνωσης της αποδοτικότητάς του. Όταν δίνουμε οδηγίες ή συμβουλές στο προσωπικό μας σχετικώς με την εργασία του ή την απόδοσή του θα πρέπει να είμαστε σαφείς.
Μέχρι εδώ, οι συνεντεύξεις μας κάλυπταν το παρελθόν και το παρόν.
Στο τμήμα που ακολουθεί ο έλεγχος περί αποδοτικότητας θα πρέπει να βασίζεται στο: «τι μέλλει γενέσθαι».

Τομείς προς βελτίωση
Θα πρέπει, λοιπόν στο νέο στάδιο που μας ανοίγεται να είμαστε προετοιμασμένοι για εκφράσουμε κι εμείς τις δικές μας απόψεις.

Μαζί, λοιπόν με τον υφιστάμενό μας συμφωνούμε στους τομείς εκείνους, που θα πρέπει να γίνουν διάφορες βελτιώσεις.

Ανάπτυξη σχεδίου δράσεως
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το σχέδιο δράσεως θα πρέπει να είναι λιτό, ως προς τον τρόπο με τον οποίο οι βελτιώσεις θα πρέπει να επιτευχθούν.

Σε ορισμένες άλλες περιπτώσεις, η βελτίωση απαιτεί περισσότερο χρόνο, για το λόγο αυτό το σχέδιο δράσεως χρειάζεται την απαρίθμηση περισσοτέρων λεπτομερειών μαζί μ’ ένα χρονοδιάγραμμα που θα προβλέπει την υλοποίηση όσων αποφασίσαμε.

Το σχέδιο δράσεως είναι το σημείο εκείνο στο οποίο εσείς και ο υφιστάμενός σας θα εργασθείτε για να βελτιώσετε την αποδοτικότητα.

Αφού ολοκληρώσαμε το σχέδιο δράσης, ορίζουμε ακριβείς ημερομηνίες, μέσα στις οποίες θα πρέπει να ολοκληρωθούν οι στόχοι μας.

Ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές
Όταν θέτουμε ορισμένους όρους με τον υφιστάμενό μας ή στόχους, θα πρέπει να τους υπολογίζουμε ως έργο που δύναται να υπολογισθεί, να μετρηθεί και όχι απλώς ως δραστηριότητα.

Ο σκοπός μας θα πρέπει να έχει και ένα περιορισμένο χρονικό περιθώριο.

Ρεαλισμός
Πάντα θα πρέπει να εξετάζουμε αν ο υφιστάμενός μας βρίσκεται στο σωστό επάγγελμα, ή στην καριέρα που έχει επιλέξει. Γι’ αυτό θα πρέπει, επίσης, να βεβαιωθούμε ότι είναι ικανός να φέρει εις πέρας τους στόχους και τους σκοπούς που του αναθέσαμε. Αναδείξτε ως κύριο στοιχείο τον επαγγελματισμό και την υπευθυνότητα που χαρακτηρίζει τους «επαγγελματίες» πέρα από μονιμότητα ή σπουδές.

Θα πρέπει επίσης, ν’ αρχίσουμε από απλά πράγματα και σιγά – σιγά να αυξάνουμε τις απαιτήσεις μας.

Υπάρχουν και όρια
Περιορίστε τον αριθμό των θεμάτων που θέτετε σε κάθε έλεγχο αποδοτικότητας.

Όπως προαναφέραμε, παραμείνατε σταθεροί σ’ ένα ή δύο τομείς, οι οποίοι χρειάζονται βελτιώσεις. Αν θέσουμε, ταυτοχρόνως, τέσσερις ή πέντε στόχους, κινδυνεύουμε να καταστρέψουμε τις προσπάθειες του προσωπικού μας και τις δικές μας.

Επιτυχία ενός ή δύο στόχων είναι καλύτερο από μερική και μόνο επιτυχία σε πολλούς τομείς.

Η ουσιαστική πρόοδος είναι εκείνη που τονώνει την εμπιστοσύνη, το ηθικό.

Συντάκτης: Βασίλης Γαλάνης, Marketing Consultant, Συγγραφέας.

Έλεγχος και Αξιολόγηση

Έλεγχος

Καθιερώστε επαρκείς ελέγχους, έτσι που να μπορείτε να είσθε βέβαιος ότι ολοκληρώνεται έγκαιρα η κάθε φάση καθώς ένα project προχωρεί. Δεν θα θέλετε βέβαια να ανακαλύψετε ότι είσθε καθυστερημένος σε κάποια φάση, όταν δεν θα υπάρχει πλέον αρκετός χρόνος να προλάβετε. Μερικοί τρόποι ελέγχου είναι:
1. Εγκατάσταση σημείων ελέγχου.
2. Έλεγχος μέσω ανθρώπων.
3. Χρήση check lists.
4. Αναφορές.

Εγκατάσταση σημείων ελέγχου
Πέρα από την κανονική επίβλεψη πρέπει να προσδιορίσετε σημαία ελέγχου όπου κάθε στάδιο είναι προγραμματισμένο να ολοκληρωθεί ή όταν φθάνετε σ’ ένα κρίσιμο σημείο. Ένα τέτοιο σημείο μπορεί να είναι η οργάνωση ενός νέου εντύπου απογραφής, ή η εκπαίδευση νέων υπαλλήλων. Το σημείο ελέγχου πρέπει να είναι επαρκώς νωρίτερα από τον προγραμματισμένο χρόνο ολοκλήρωσης της φάσης, έτσι που να μπορείτε να κάνετε κάποια ενέργεια προς διόρθωση ή προσαρμογή του σχεδίου.

Έλεγχος μέσω ανθρώπων

Προγραμματίστε συσκέψεις, σε τακτά διαστήματα και όταν μια φάση πλησιάζει στα σημεία ελέγχου, για να κάνετε απολογισμό της προόδου. Αν ένα άτομο ή μια ομάδα έχουν μείνει πίσω, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να κάνετε τις ενέργειες για διόρθωση. Μπορεί να τους έχετε αναθέσει να κάνουν πάρα πολλά πράγματα ή απλώς μπορεί να χρειάζονται βοήθεια για να προλάβουν. Μοιράζοντας τις πληροφορίες με άλλους που εμπλέκονται στην εκτέλεση του έργου, δυναμώνει το ηθικό τους όταν τα πράγματα πηγαίνουν καλά, και μπορεί να καταλήξει σ’ αυτή την «επιπλέον προσπάθεια», που απαιτείται για να επαναφέρουν την ομάδα πίσω στην τροχιά της, όταν δημιουργηθούν προβλήματα.

Έλεγχος μεθόδων και εξοπλισμού
Αυτό είναι μέρος της κανονικής επίβλεψης. Αν όμως το σχέδιο προβλέπει νέες μεθόδους και εξοπλισμό, απαιτείται μεγαλύτερη προσοχή από τη συνήθη. Για παράδειγμα: η εγκατάσταση νέου εξοπλισμού ή μια αλλαγή στη διαδικασία παραγωγής ή παροχής μιας υπηρεσίας, ή αλλαγή στον τρόπο εξυπηρέτησης των πελατών.

Χρήση check list
Ειδικοί κατάλογοι παραλαβής και ελέγχου είναι χρήσιμοι όταν εισάγεται ένα νέο σύστημα και οι άνθρωποι δημιουργούν νέες συνήθειες. Είναι αποτελεσματικά μέσα εκπαίδευσης, αν χρησιμοποιηθούν κατά ένα θετικό τρόπο. Μια καλή τεχνική είναι η ετοιμασία του καταλόγου με τη βοήθεια των ανθρώπων που κάνουν την εργασία και ακολούθως δώστε τον κατάλογο σ’ εκείνα τα άτομα που μπορούν επίσης να ελέγξουν.

Αναφορές
Το τακτικό σύστημα αναφοράς του κάθε τμήματος της εταιρίας, μπορεί να εξασφαλίσει πληροφορίες για έλεγχο επί της προόδου ενός project. Ειδικές αναφορές όπως αυτές που ετοιμάζουν οι περιφερειακοί διευθυντές μπορεί να αποδειχθούν χρήσιμες. Αν άλλες αναφορές θα ήταν χρήσιμες, συζητήστε για αυτές ξεχωριστά με την κάθε διεύθυνση ή, αν είναι δυνατόν, αναπτύξτε τις μόνος σας.

Αξιολόγηση
Η αξιολόγηση είναι βασικό στοιχείο στη διοικητική διαδικασία, που συχνά είναι παραμελημένο. Όταν ένα πρόγραμμα ή μια ενέργεια ολοκληρωθούν είναι βασικό να γίνει μια κριτική. Καλέστε όσο το δυνατόν περισσότερους απ’ αυτούς που συμμετείχαν στο σχέδιο. Κρατήστε τη συζήτηση σε θετικό πνεύμα, για να μη γίνει μια συνεδρία άσκοπης κριτικής και μεμψιμοιρίας. Τα περισσότερα πράγματα που κάνουμε μέσα στην επιχείρηση, επαναλαμβάνονται κάθε μέρα, κάθε εβδομάδα, κάθε τρίμηνο ή κάθε εποχή. Ρωτήστε τον καθένα τι αλλαγές θα έκανε αν επαναλάμβανε την εργασία. Πώς θα βελτίωνε τα αποτελέσματα ή τι θα έκανε την εργασία πιο ήρεμα, πιο φθηνά, πιο γρήγορα; Τι προβλήματα ανέκυψαν και πώς τα χειρίσθηκε; Κρατήστε σημειώσεις και φυλάξτε τις για την επόμενη φορά που θα σχεδιάσετε το ίδιο ή παρόμοιο έργο.
Αξιολογήστε τα έργα με βάση τους στόχους του καθενός, όπως προσδιορίστηκαν όταν το σχέδιο ετοιμάστηκε. Εκπαιδεύτηκε σωστά το προσωπικό, σ’ όλες τις φάσεις; Τοποθετήθηκε στη σωστή θέση και έγκαιρα το προωθητικό υλικό για παράδειγμα; Οι τρίτοι συνεργάτες ήταν αξιόπιστοι; Διατηρήθηκε η εξυπηρέτηση και η ικανοποίηση των πελατών κατά το μεταβατικό διάστημα; Ολοκληρώθηκε το project με αποκλίσεις στο κόστος; κοκ.
Αν χρειάζεται, ορίστε μια ημερομηνία στο μέλλον για ανασκόπηση των αποτελεσμάτων. Σε περίπτωση που το project αναμενόταν να φέρει αυξημένες πωλήσεις και κέρδη, ελέγξτε αν οι στόχοι επιτεύχθηκαν. Αν όχι, εκτιμήστε γιατί και συζητήστε το με την αρμόδια διεύθυνση. Κρατείστε ενήμερα τα στελέχη της εταιρίας που συνέβαλλαν στο project.

Συμπεράσματα
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφιερώσει επαρκή χρόνο για την επεξεργασία των σχεδίων, την οργάνωση της εργασίας και την επικοινωνία με τους ανθρώπους που θα την περατώσουν. Ένα απλό διάγραμμα σχεδιασμού είναι ένα αποτελεσματικό μέσο που βοηθά στον έλεγχο σχεδόν οποιουδήποτε σχεδίου. Τέλος, αξιολογήστε το τι συνέβη έτσι που να βελτιώσετε την απόδοση την επόμενη φορά.
Ακολουθήστε τα τέσσερα στάδια της διοικητικής διαδικασίας και ο κόσμος γύρω σας θα σας θαυμάζει για την αποτελεσματικότητά σας!

Συντάκτης: Βασίλης Γαλάνης, Marketing Consultant, Συγγραφέας.